Kemungkinan besar Anda akan mendapat manfaat dari menghubungi seorang profesor setidaknya sekali selama Anda kuliah, dan berbicara dengan profesor Anda dapat memiliki banyak manfaat nyata: untuk membantu Anda mendapatkan kejelasan tentang tugas, memahami konten kursus, untuk belajar bagaimana belajar di kursus tertentu, atau untuk membangun hubungan dengan profesor Anda. Namun, tidak seperti sekolah menengah atas, profesor perguruan tinggi tidak selalu punya waktu untuk membangun hubungan pribadi yang kuat dengan semua siswanya, sehingga siswa mungkin merasa tidak nyaman atau cemas untuk mendekati atau mengirim email kepada mereka. Saat berbicara atau mengirim email kepada profesor Anda mungkin terasa menakutkan, ada beberapa strategi efektif yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda menenangkan saraf dan menulis email yang jelas dan profesional. Jika Anda mencari strategi untuk komunikasi email yang efektif secara lebih luas, silakan lihat materi Pusat Penulisan tentang Komunikasi Email yang Efektif.
Handout ini berfokus pada kapan dan bagaimana mengirim email kepada profesor Anda untuk memperkuat (atau membangun) hubungan Anda dan memaksimalkan kesuksesan Anda di kelas.
Alasan mengirim email ke Profesor dan Dosen
Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan profesor, termasuk selama kelas, sebelum atau sesudah kelas, di jam kantor, atau melalui email. Setiap profesor memiliki preferensi dan ketersediaan yang berbeda dalam hal berkomunikasi dengan siswa, dan dalam kebanyakan kasus, silabus Anda akan berfungsi sebagai panduan untuk pendekatan terbaik. Meskipun ada beberapa skenario yang mungkin memerlukan percakapan tatap muka atau rapat Zoom, ada hal lain yang dapat dengan mudah diatasi melalui email. Ketika Anda memiliki pertanyaan atau masalah yang ingin Anda hubungi seorang profesor, pertimbangkan metode mana yang paling sesuai dengan situasi Anda.
Tips Skenario yang mungkin sesuai untuk email:
- Klarifikasi pada tanggal dan tenggat waktu
- Klarifikasi tentang tugas atau persyaratan membaca
- Menjadwalkan pertemuan atau kunjungan jam kantor
- Menanggapi email dari profesor Anda yang membutuhkan tanggapan
Tips Situasi yang mungkin lebih baik untuk didekati secara langsung atau di Zoom:
- Melewati ujian atau makalah
- Membahas nilai Anda
- Mengerjakan soal latihan
- Pertanyaan mendalam tentang konten kursus
Tips untuk mengirim email ke profesor dan dosen
Gunakan alamat email UNC Anda. Simpan akun email Anda yang lain untuk digunakan bersama teman dan keluarga.
Gunakan baris subjek. Tulis deskripsi singkat dan spesifik tentang tujuan Anda, seperti “Pertanyaan tentang kuliah” dan sertakan nomor kursus. Hindari membuat tuntutan, seperti “Diperlukan tanggapan segera.”
Gunakan salam. Cara paling aman untuk memulai adalah dengan “Profesor Jones yang Terhormat.” Ini akan menghindari masalah apakah profesor memiliki gelar PhD atau tidak. Hindari menjadi terlalu akrab (misalnya, “Hei Profesor”).
Singkat. Tulis secara ringkas di badan email Anda. Pesan Anda harus jelas, teratur, dan singkat.
Gunakan huruf besar, tanda baca, dan periksa ejaan Anda. Anda ingin menyampaikan kesan sebagai mahasiswa yang serius. Ini bukan posting di Facebook atau pesan teks.
Akui setiap dan semua balasan. Jika profesor Anda menjawab email Anda, mengirimkan selebaran, atau setuju untuk menulis referensi, pastikan untuk mengakui hal ini dengan ucapan terima kasih dalam balasan Anda.
Ingat, email itu selamanya. Setelah Anda mengirimkannya, Anda tidak bisa mendapatkannya kembali. Profesor Anda memilikinya dan dapat melakukannya sesuai keinginannya (seperti meneruskannya kepada orang lain). Di UNC, semua email yang dikirim di server Universitas disimpan.
Hal-hal yang harus dihindari saat mengirim email ke profesor
Jangan mempermalukan diri sendiri. Ingatlah untuk mengoreksi ejaan, tanda baca, dan kapitalisasi sebelum Anda menekan kirim.
Jangan bertanya jika sudah dijawab. Sebelum mengajukan pertanyaan tentang tugas, batas waktu, atau kebijakan kursus, lihat silabus dan materi pelajaran apa pun yang telah Anda berikan di kelas atau di Sakai untuk melihat apakah Anda dapat menemukan jawabannya di sana.
Jangan mengharapkan tanggapan langsung. Guru memiliki jadwal kerja yang berbeda. Dua puluh empat jam adalah waktu standar untuk tanggapan email selama minggu kerja.
Jangan mengeluh. Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang kebijakan nilai atau kursus, biasanya yang terbaik adalah membicarakannya secara langsung. Kecuali Anda telah secara khusus disarankan untuk menggunakan email untuk menilai topik atau masalah, jangan lakukan. Pergi ke jam kantor dan diskusikan pertanyaan kelas secara tatap muka. Jika Anda memutuskan untuk mengungkapkan kekhawatiran melalui email, jangan kirim email Anda segera setelah membuat draf. Tunggu setidaknya satu jam dan baca lagi untuk memeriksa nada bicara Anda, atau mintalah seorang teman untuk membacakan dan memberi Anda umpan balik tentang bagaimana Anda bisa bertemu dengan profesor Anda.
Gunakan sumber daya untuk membantu Anda terhubung dengan profesor
Lihat sumber daya kami tentang menghadiri jam kantor untuk menentukan kapan dan bagaimana bertemu dengan profesor Anda secara individu.
Lihat sumber daya kami untuk mendapatkan hasil maksimal dari kuliah untuk memaksimalkan pembelajaran Anda selama kelas.
Buat janji dengan pelatih akademik di Pusat Pembelajaran untuk berdiskusi dan bekerja dengan menghubungi profesor Anda atau masalah akademik lainnya.
0 Komentar